Toen we drie jaar geleden begonnen met het analyseren van declaratiedata van GLI-aanbieders, schrokken we van wat we zagen. Gemiddeld werd meer dan een derde van de ingediende declaraties in eerste instantie afgewezen door de zorgverzekeraar. Dat klinkt misschien als pech, maar na het bekijken van duizenden afwijzingen werd één ding glashelder: het zijn vrijwel altijd dezelfde fouten.
Fout 1: De verkeerde prestatiecode
De GLI kent een complex stelsel van prestatiecodes die afhangen van de fase van het traject, het type begeleider en de duur van de sessie. Een begeleider die een groepssessie van 60 minuten registreert als 75 minuten, of die de verkeerde productiecode kiest voor de uitstroomprestatie — het zijn kleine vergissingen met grote gevolgen.
Het probleem zit hem niet in de kennis van de begeleiders. Die weten heus wel wat ze doen. Het probleem zit in de systemen. Als een medewerker in drie verschillende schermen informatie moet samenvoegen om de juiste code te bepalen, dan gaat het een keer fout. Dat is menselijk.
De oplossing is niet nóg een trainingssessie, maar een systeem dat de juiste prestatiecode automatisch voorstelt op basis van de ingevoerde gegevens. Geen ruimte voor interpretatie, geen handmatig zoeken in tabellen.
Fout 2: Onvolledige trajectregistratie
Voor een geldige declaratie moet een GLI-traject aan een reeks inhoudelijke eisen voldoen. Is er een verwijzing aanwezig? Zijn alle verplichte sessies gedocumenteerd? Is de duur van het traject aantoonbaar binnen de geldige termijn?
In de praktijk zien we regelmatig dat trajecten technisch correct zijn uitgevoerd, maar dat de registratie hiaten vertoont. Een gemiste sessienotitie, een ontbrekende datum of een handtekening die ergens in een papieren dossier zit in plaats van digitaal vastgelegd — het is genoeg voor een afwijzing.
Een geautomatiseerde compliance-check die vóór indiening controleert of alle verplichte velden gevuld zijn, pakt dit volledig aan. Bij Monter zien we dat organisaties die deze pre-declaratiecheck gebruiken hun afwijzingspercentage met meer dan 60% reduceren in de eerste drie maanden.
Fout 3: Te laat declareren
De zorgverzekeraar hanteert strikte termijnen voor GLI-declaraties. Trajecten die na de declaratiedeadline worden ingediend, worden automatisch afgewezen. En hoewel dat logisch klinkt, is het in de praktijk een verrasselijk veelvoorkomend probleem.
Veel GLI-aanbieders werken met maandelijkse declaratiecycli die handmatig worden bijgehouden. Als een coördinator ziek is, als het einde van het kwartaal in de vakantieperiode valt, of als er simpelweg te veel op de planning staat — dan schuiven declaraties op. En dat kost geld.
Automatische declaratiemomenten op basis van trajectmijlpalen lossen dit op. Niet wachten tot iemand eraan denkt, maar het systeem laten declareren zodra de voorwaarden zijn vervuld.
Wat kunt u nu al doen?
Als u geen gespecialiseerde declaratiesoftware gebruikt, is mijn eerste advies: maak een overzicht van uw afwijzingspercentage per maand en per type fout. Die data vertelt u binnen een uur wat de grootste winst te behalen is.
Als u wel gespecialiseerde software gebruikt maar nog steeds een hoog afwijzingspercentage heeft: kijk kritisch naar de workflow tussen registratie en declaratie. In negen van de tien gevallen zit de fout in de handmatige overdracht van informatie tussen stappen.
Wilt u zien hoe Monter dit aanpakt in de praktijk? We lopen graag een keer door uw declaratieproces heen.